Going Beyond a CRM

By: Javier Heitz, CEO, S4G Consulting

In 2009 we started working with our friends at Fundación Juan XXIII, an NGO dedicated to the integration of the mentally disabled in our society. Fundación Juan XXIII operates pretty much like a normal company: it has several lines of business with a Manager in charge of each one. Among their business lines they have document storage and digitalization, catering, packaging services, etc.

Fundación Juan XXIII were looking for 2 systems: a CRM that could help them sell more and organize their sales team better (they have people that sell their services and people that contact companies looking for donations or grants, they needed a tool that could cater for both) and a tool to keep a record of the users they tend to and the disabled people they are helping.

Part of the initial conversation was about how Salesforce could act as much more than just a CRM: it could offer them a CRM and a Platform where they could develop any application they needed. The organization chose Salesforce as their tool for this initial project and, within the subsequent years, decided to implement plenty more solutions in Salesforce.

Follow up projects included:

• Developing a tool for the Production line – in which they do all the packaging for their customers (Fundación Juan XXIII does the packaging and mailing to the subscriber base of several of the leading magazines in our country, Spain).
• A HR database tool to maintain the history of every employee, along with their yearly objectives and assessments.
• Fundacion Juan XXIII’s Intranet was also delivered with Salesforce technology, having a single site where all news and shared comments are posted by everyone in the organization (they are over 200 employees).
• Document Management – A Customer Portal was developed, so the organization could quickly offer a web interface for their Document Management customers where they could search for and request any document that the corporation is managing for them. They even allow their customers to view the document online (documents are scanned and stored in PDF in Salesforce) before or instead of requesting it.

It has been really great working with an NGO with such a vision as Fundación Juan XXIII and they are truly a great example of how Salesforce can be much more than a CRM.

---

Más allá del CRM

En 2009 comenzamos a trabajar con nuestros amigos de la Fundación Juan XXIII, una ONG dedicada a la integración de las personas con discapacidad intelectual en la sociedad. La Fundación opera en muchos aspectos como una empresa normal pues dispone de varias unidades de negocio con un Gerente en cada una de ellas. Dentro de las unidades de negocio se encuentran la de Cátering, Gestión Documental, Manipulado o Retractilado.

En ese momento, la Fundación Juan XXIII estaba buscando 2 sistemas informáticos: un CRM que les permitiera tener un mejor control de sus procesos comerciales y de captación de fondos y una herramienta desde la que poder controlar la gestión de su Centro de Día y Centro Ocupacional, que dan servicio a los usuarios con discapacidad.

Parte de nuestras conversaciones iniciales fueron acerca de cómo Salesforce puede ser mucho más que un simple CRM. Salesforce podía ofrecerles un CRM pero también una plataforma desde la que poder desarrollar cualquier aplicación que necesitaran. La Fundación eligió apostar por Salesforce y, a lo largo de los siguientes 5 años, decidió implementar muchas soluciones dentro de la herramienta.

Algunos de los proyectos realizados a posteriori para la Fundación fueron:

• Una aplicación para controlar las líneas de producción en retractilado, donde hacen todo el “packaging” para sus clientes (la Fundación gestiona el envío de varias revistas de renombre a su lista de suscriptores).
• Una aplicación de Recursos Humanos desde la cual poder tener todo el histórico de cada empleado, con sus revisiones salariales, control de asistencia, objetivos anuales, etc …
• La intranet de la Fundación también se desarrolló en esta tecnología, teniendo una página de inicio desde la que poder compartir noticias, donde los usuarios pudieran poner sus comentarios, etc… (la Fundación dispone de más de 200 empleados).
• Aplicación de Gestión Documental – Utilizando la tecnología “Customer Portal” de Salesforce se desarrolló en tiempo récord un portal desde el que los clientes de la Fundación que contratan el servicio de custodia o custodia y digitalización de sus documentos pudieran buscar documentos y solicitarlos (físicamente) o consultarlos en digital desde el propio portal.

Ha sido un privilegio poder trabajar con una ONG con una visión como la de la Fundación Juan XXIII y son un verdadero ejemplo de cómo Salesforce puede ser mucho más que un CRM.

Sobre S4G Consulting: En Enero de 2013 S4G Consulting se convirtió en el primer y único Gold Partner de Salesforce en España y Portugal. Su misión es mejorar la eficiencia y las relaciones de las organizaciones con sus clientes. Para conseguirlo, S4G implementa soluciones que mejoran el conocimiento de los clientes y optimiza los procesos para mejorar las operaciones.

En 2009 S4G Consulting se unión al programa de filantropía corporativa de la Fundación de Salesforce “The Power of Us”, por el que ofrece descuentos del 20% en sus servicios a organizaciones sin ánimo de lucro. La empresa también realiza acciones de voluntariado, principalmente con el equipo local de Salesforce en España.